Modern-zeitgemäß-aktuell

So will sich der Markt Au in der Zukunft zeigen. Das Zeitalter von dicken Aktenordnern, die sich unweigerlich bei Gemeinde und Gemeinderäten anhäufen ist vorbei. Mit den beiden Modulen „Sitzungsdienst“ und „Ratsinformationssystem“ sollen nun die Daten den Ratsmitgliedern elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Ca. 50 % der Kommunalverwaltungen werden bereits von der Fa. komuna betreut. Kundenbetreuer Ferdinand Beer war deshalb zu jüngsten Sitzung erschienen, um nun auch den Auer Gemeinderäten neue und moderne Möglichkeiten vorzustellen. Zum bestehenden Dokumentationsmanagementsystem bietet die Firma das Modul „Sitzungsdienst“ an, welches die Grundlage für den Einsatz von komuna-RIS, also dem Ratsinformationssystem ist. Im Modul Sitzungsdienst werden sämtliche verwaltungsinternen Vorgänge einer Sitzung erstellt, bearbeitet und verwaltet, wie zum Beispiel die Einladungen zu den Sitzungen, inklusive der Anlagen, die sonst erst kopiert und sortiert werden müssen. Ebenso Aktenvermerke, Niederschriften bis hin zur Sitzungsgeldabrechnung.

Das komuna-RIS, also das Ratsinformationssystem sorgt dafür, dass die Daten aus dem Modul „Sitzungsdienst“, den Mitgliedern des Marktgemeinderates elektronisch zu Verfügung stehen. Dabei werden die Daten auf einem Server der Fa. komuna gehostet (gelagert und gesichert). Über die Internetseite des Marktes Au können dann die Markträte, aber auch die Bevölkerung Daten über die aktuelle Sitzung und auch bereits abgeschlossene Sitzungen abrufen. Zur Einhaltung des Datenschutzes wird es für die Mitglieder des Marktgemeinderates (z.B. für Arbeitskreise, nicht öffentliche Sitzungspunkte usw.) dann gesicherte Zugänge mit Passwortschutz geben. Jeder soll nur das abrufen können, wozu er auch eine Berechtigung hat.

Für die Benutzung von Tablets oder iPads gibt es das Zusatzmodul „Sitzungs-App“. Der Vorteil liegt darin, dass das Tablet im heimischen W-LAN sämtliche bereitgestellten Sitzungsunterlagen selbständig downloaded und synchronisiert, der Nutzer hat dann in der Sitzung immer alle bereitgestellten Dokument offline zur Hand. Der Nachteil ist allerdings die enorme Datenansammlung. Sollte kein Einsatz der App erfolgen, können Tablet-Nutzer genauso wie Laptop- oder –Desktop-Rechner-Nutzer die angebotenen Dokumente auch einzeln auf ihrem Rechner herunterladen.
Das gesamte Bestreben ist, alles möglichst einfach bedienen zu können. Zuerst muss sowieso die Verwaltung fit sein, dann werden weitere Entscheidungen getroffen. Auf jeden Fall wird jetzt in die Sache eingestiegen, es ging der einstimmige Beschluss.